Delegar tarefas: qual a melhor forma?

Seja você um líder de equipe, um empreendedor, um gestor ou alguém em uma posição de autoridade semelhante, a delegação de tarefas será a chave principal para maximizar sua produtividade e manter-se saudável durante prazos apertados ou períodos de grandes cargas de trabalho.

O problema é que muitos empreendedores, gestores e líderes não sabem delegar de forma eficaz ou não estão dispostos a fazê-lo, a menos que seja absolutamente necessário, pois a delegação é um verdadeiro desafio. Ao mesmo tempo, se você quer que o trabalho seja feito corretamente, será necessário aprender como delegá-lo da forma certa. Afinal, como já foi observado de forma perspicaz por Dale Carnegie: os maiores êxitos profissionais devem-se à habilidade para dirigir as pessoas!

Mas, mesmo que a delegação possa ser difícil para muitas pessoas, há diretrizes para tornar a delegação mais eficaz. Pois, delegar tarefas é uma habilidade que, como qualquer outra, pode ser aprendida e aprimorada com o passar do tempo. A seguir, aprenda estratégias de delegação, depois coloque-as em  prática e observe como a eficiência da sua organização aumentará:

1. Aprenda a “ausentar-se” do seu trabalho

O maior problema que a maioria dos novos gestores e líderes enfrenta é a incapacidade de abandonar seu próprio trabalho. Às vezes, eles se sentem tão dedicados a concluir suas tarefas que se recusam a deixar que outras pessoas ajudem. Outras vezes, eles temem que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho com eficiência.

Seja qual for o caso, sua primeira prioridade deve ser aprender a se desligar das tarefas quando as coloca sob a responsabilidade de outras pessoas. Comece pequeno, delegando apenas as tarefas menores e aumente gradualmente a importância delas. Conheça melhor sua equipe e melhore a confiança entre você e seus colegas de trabalho. Dê pequenos passos e saiba que, eventualmente, você terá que “deixar o seu trabalho” se quiser que sua equipe seja bem-sucedida.

2. Estabeleça um sistema de prioridade

Como parte do processo de “desligar-se do trabalho”, comece a desenvolver um sistema de prioridades para tarefas. Naturalmente, este sistema irá variar com base em sua especialização, seu setor e os tipos de tarefas que você normalmente lida, mas criará pelo menos quatro categorias, de acordo com o grau de esforço e o grau de habilidade exigido por uma tarefa.

A categoria mais qualificada deve conter tarefas que você mantém sob sua responsabilidade, enquanto aquelas nas categorias menos qualificadas podem ser atribuídas a outras pessoas da equipe. O grau de esforço deve determinar quais tarefas são mais importantes para delegar, por exemplo, atribuir a outra pessoa a responsabilidade por uma tarefa de alto esforço e pouca habilidade economiza muito tempo de um gestor (que poderá se dedicar a tarefas mais complexas). Estabelecer um sistema de prioridade ajudará você a entender a natureza de suas tarefas e a delegar com eficiência.

3. Jogue com os pontos fortes dos colaboradores do seu time

Como gestor e líder, você terá que aprender as sutilezas de seus companheiros de equipe. Você deve conhecer os pontos fortes e fracos de cada pessoa, incluindo sua atual e potencial gama de habilidades. Ao delegar, observe sua equipe e atribua tarefas a quem tiver o maior número de habilidades relevantes para essa tarefa.

Parece uma escolha óbvia, mas muitos líderes delegam para quem tem a carga de trabalho mais leve ou mais conveniente e não para quem é mais qualificado. Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas as mesmas pessoas acabará por aumentar a aptidão delas para essas atividades nas próximas vezes.

4. Inclua sempre instruções

Mesmo que o processo da tarefa pareça óbvio para você, inclua as instruções em cada tarefa que você delegar. Se você tiver preferências específicas de como a tarefa deverá ser realizada, inclua essa informação também. Se você tem um prazo ou metas rigorosos, precisa ser claro a respeito. A inclusão de detalhes e instruções simples desde o início evitará a maioria das falhas de comunicação e permitirá que suas tarefas sejam executadas de forma eficaz. É uma estratégia proativa que você e os membros de sua equipe apreciarão.

5. Não tenha medo de ensinar novas habilidades

A falta de alguém em sua equipe com a capacidade de executar uma determinada tarefa em sua lista de obrigações e afazeres não significa que o trabalho não possa ser delegado. A maioria das habilidades pode ser aprendida – algumas mais facilmente do que outras – por isso, não tenha medo de ensinar como parte do processo de delegação.

Embora a atribuição de suas primeiras tarefas leve mais tempo do que você vai economizar (já que você precisa treinar o colaborador), considere esse tempo como um investimento. Ao compartilhar essas habilidades e conhecimentos, você estará abrindo a porta para atribuir todas as tarefas semelhantes a essa pessoa no futuro, economizando mais tempo do que você passou ensinando. Lembre-se, as pessoas da equipe normalmente se sentem valorizadas quando aprendem novas habilidades ou adquirem novos conhecimentos.

6. Confie, mas verifique atentamente

Uma vez que uma tarefa é delegada, confie no integrante da sua equipe para executá-la em seus próprios termos. Isso permitirá que a pessoa lide com o trabalho da maneira que ela achar melhor. No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está sendo feita conforme o planejado. Por exemplo, se você delegou uma tarefa há uma semana, que deve ser entregue amanhã, confie que seu funcionário está finalizando, mas faça uso da tecnologia para fazer o acompanhamento, garantindo assim para garantir que a pessoa não tenha enfrentado nenhum obstáculo e cumprirá o prazo. Isso incentiva e ajuda a evitar ruídos de comunicação.

7. Adote ciclos de feedback para melhorar a delegação no futuro

O feedback é a parte mais importante do processo de delegação e funciona nos dois sentidos. Se os seus colaboradores se saíram bem com a tarefa que você designou, elogie publicamente, claro, elogios genuínos, como dizia Dale Carnegie, se você quer fazer amigos e influenciar pessoas: “comece com um elogio sincero e uma apreciação sincera.”

E se, por infelicidade, eles tiverem falhado, não tenha medo de dar-lhes algumas críticas construtivas — mas nesse caso faça isso reservadamente; como bem diz o ditado “elogie em público, critique em particular”. Ah, e não esqueça de convidar seus funcionários a compartilhar seus pensamentos sobre como você está delegando – é uma oportunidade essencial para você determinar se está fornecendo informações suficientes ou se está atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.

8. Combine a pessoa com o trabalho

Um dos grandes desperdiçadores de tempo no mundo corporativo é delegar uma tarefa à pessoa errada. Muitas vezes a tarefa é delegada a uma pessoa que não é capaz de fazê-la corretamente ou de fazê-la no prazo.

O único indicador preciso do desempenho futuro é o desempenho passado. A regra é que você nunca delega uma tarefa importante a uma pessoa que não realizou essa tarefa satisfatoriamente no passado. Escolher a pessoa errada para uma tarefa importante é a principal razão para o fracasso. É injusto esperar que uma pessoa que não tenha feito um trabalho antes desempenhe um nível de qualidade suficiente quando recebe o trabalho pela primeira vez.

9. Concorde com o que deve ser feito

Depois de selecionar a pessoa certa para o trabalho, reserve um tempo para discutir o trabalho com essa pessoa e decida o que deve ser feito. Quanto mais tempo você dedicar para discutir e concordar com o resultado final ou com o objetivo, e alcançar a clareza absoluta, mais rápido o trabalho será feito assim que a pessoa começar a usá-lo.

10. Gerenciar por Exceção

Gerenciar por exceção é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de tempo que você pode usar para trabalhar com mais eficiência com outras pessoas. Pratique o gerenciamento por exceção quando você delega. Defina metas, padrões e prazos claros para a tarefa delegada. Um trabalho sem prazo é meramente um trabalho pedido. Então diga às pessoas para recorrerem a você somente se tiverem algum problema ou dificuldade.

Se o trabalho estiver em andamento sem falhas e tropeços, dentro do cronograma e do orçamento,  o gerenciamento por exceção significa que a pessoa não precisa se reportar a você em cada passo da execução da tarefa, basta um feedback em determinados momentos para garantir que a tarefa está sendo bem executada. Se a sua ajuda não for solicitada, pode-se presumir que tudo está indo bem. E o colaborador só precisa relatar a você quando ocorre uma exceção e há um problema em fazer o trabalho a tempo, com o nível de qualidade acordado.

Bem, como já dissemos, a delegação nem sempre é fácil, e o processo nem sempre é claro, mas quanto mais cedo você começar a exercitar essa habilidade, mais cedo você desenvolverá a expertise para fazê-lo efetivamente. Perceba que o processo nunca será perfeito, mas aprenda com suas experiências e faça ajustes contínuos para melhorar.  Assim, o processo de delegação será mais rápido e mais fluido.

Uma vez dominada, a delegação torna-se parte de seu DNA gerencial e você obterá consistentemente excelentes resultados. Então não tenha medo de delegar tarefas. E se você sentir interesse em aprimorar ainda mais suas habilidades de delegação, entre em contato com a Dale Carnegie que desenvolve treinamentos baseados em  pilares fundamentais de capacidade de confiança e comunicação tão necessárias a quem deseja aprender a delegar com eficiência.

6. Confie, mas verifique atentamente

Uma vez que uma tarefa é delegada, confie no integrante da sua equipe para executá-la em seus próprios termos. Isso permitirá que a pessoa lide com o trabalho da maneira que ela achar melhor. No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está sendo feita conforme o planejado. Por exemplo, se você delegou uma tarefa há uma semana, que deve ser entregue amanhã, confie que seu funcionário está finalizando, mas faça uso da tecnologia para fazer o acompanhamento, garantindo assim para garantir que a pessoa não tenha enfrentado nenhum obstáculo e cumprirá o prazo. Isso incentiva e ajuda a evitar ruídos de comunicação.

7. Adote ciclos de feedback para melhorar a delegação no futuro

O feedback é a parte mais importante do processo de delegação e funciona nos dois sentidos. Se os seus colaboradores se saíram bem com a tarefa que você designou, elogie publicamente, claro, elogios genuínos, como dizia Dale Carnegie, se você quer fazer amigos e influenciar pessoas: “comece com um elogio sincero e uma apreciação sincera.”

E se, por infelicidade, eles tiverem falhado, não tenha medo de dar-lhes algumas críticas construtivas — mas nesse caso faça isso reservadamente; como bem diz o ditado “elogie em público, critique em particular”. Ah, e não esqueça de convidar seus funcionários a compartilhar seus pensamentos sobre como você está delegando – é uma oportunidade essencial para você determinar se está fornecendo informações suficientes ou se está atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.

8. Combine a pessoa com o trabalho

Um dos grandes desperdiçadores de tempo no mundo corporativo é delegar uma tarefa à pessoa errada. Muitas vezes a tarefa é delegada a uma pessoa que não é capaz de fazê-la corretamente ou de fazê-la no prazo.

O único indicador preciso do desempenho futuro é o desempenho passado. A regra é que você nunca delega uma tarefa importante a uma pessoa que não realizou essa tarefa satisfatoriamente no passado. Escolher a pessoa errada para uma tarefa importante é a principal razão para o fracasso. É injusto esperar que uma pessoa que não tenha feito um trabalho antes desempenhe um nível de qualidade suficiente quando recebe o trabalho pela primeira vez.

9. Concorde com o que deve ser feito

Depois de selecionar a pessoa certa para o trabalho, reserve um tempo para discutir o trabalho com essa pessoa e decida o que deve ser feito. Quanto mais tempo você dedicar para discutir e concordar com o resultado final ou com o objetivo, e alcançar a clareza absoluta, mais rápido o trabalho será feito assim que a pessoa começar a usá-lo.

10. Gerenciar por Exceção

Gerenciar por exceção é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de tempo que você pode usar para trabalhar com mais eficiência com outras pessoas. Pratique o gerenciamento por exceção quando você delega. Defina metas, padrões e prazos claros para a tarefa delegada. Um trabalho sem prazo é meramente um trabalho pedido. Então diga às pessoas para recorrerem a você somente se tiverem algum problema ou dificuldade.

Se o trabalho estiver em andamento sem falhas e tropeços, dentro do cronograma e do orçamento,  o gerenciamento por exceção significa que a pessoa não precisa se reportar a você em cada passo da execução da tarefa, basta um feedback em determinados momentos para garantir que a tarefa está sendo bem executada. Se a sua ajuda não for solicitada, pode-se presumir que tudo está indo bem. E o colaborador só precisa relatar a você quando ocorre uma exceção e há um problema em fazer o trabalho a tempo, com o nível de qualidade acordado.

Bem, como já dissemos, a delegação nem sempre é fácil, e o processo nem sempre é claro, mas quanto mais cedo você começar a exercitar essa habilidade, mais cedo você desenvolverá a expertise para fazê-lo efetivamente. Perceba que o processo nunca será perfeito, mas aprenda com suas experiências e faça ajustes contínuos para melhorar.  Assim, o processo de delegação será mais rápido e mais fluido.

Uma vez dominada, a delegação torna-se parte de seu DNA gerencial e você obterá consistentemente excelentes resultados. Então não tenha medo de delegar tarefas. E se você sentir interesse em aprimorar ainda mais suas habilidades de delegação, entre em contato com a Dale Carnegie que desenvolve treinamentos baseados em  pilares fundamentais de capacidade de confiança e comunicação tão necessárias a quem deseja aprender a delegar com eficiência.